Sekretessavtal – förbered dig utan jurist

Guide med specifika tips och frågor inför att du skriver eller förhandlar ditt sekretessavtal (NDA). Ta till dig av mina tips och lyckas bättre med att skydda din känsliga information samtidigt som du gör bra affärer med andra företag.

Vad är ett sekretessavtal? Ett sekretessavtal är ett avtal mellan olika parter som åtar sig att dela för dem känslig affärsinformation som inte är allmänt känd under förutsättning att denna information fortsatt hålls hemlig.

Behöver jag ett sekretessavtal? Som företagare kommer du längs med resan att behöva dela känslig information på ett sådant sätt att du och dina ägare behöver ha trygghet i att ni är skyddade. Jag tycker däremot att du inte borde kräva att en part skriver på ett sekretessavtal för att du ska prata om ditt företag, det skapar distans och ger ett krångligt intryck.

Utan ett sekretessavtal på plats i samarbeten och anställningsförhållanden kan information som dina kundlistor, finansiell information, teknisk information eller prislistor bli allmänt kända. Ta det som vana att innan du låter någon person, vare sig dina anställda, konsulter, investerare eller andra samarbetspartners, få inblick i ditt företags verksamhet och strategi, att de undertecknar ett sekretessavtal.

Om du vill få ett kraftfullt sekretessavtal. Det finns en hel del mallar på internet och säkerligen kan du få tag på ett exempel från en kontakt och det är ju en bra start. Om du vill vara trygg att ditt sekretessavtal är tillräckligt säkert och smidigt för den situation det nu gäller (du vill ju ge ett affärsmässigt, självsäkert intryck) bör du be om en kort avstämning med din jurist. 30 minuter för ett enklare sekretessavtal bör räcka.

Lyhörd, balanserad och snabb det är nyckelord för mig om erfaren affärsjurist ger min granskning och ”putsning” av avtalsutkast mina kunder en nödvändig trygghet då deras (och kanske ditt?) företag är snabbväxande med stor affärspotential men där förhandlingspositionen är mindre stark.

Sekretessavtal – vad ska jag tänka på?

Vem som äger den informationen (dvs. företaget). Som för vilket avtal som helst identifiera parterna noga, företagsnamn, organisationsnummer (personnummer om det är privatperson). Ofta kan det vara bra att förtydliga att sekretessåtagandet även gäller för anställda, konsulter och representanter för företagen. Då kan man ta in en bestämmelse där båda företagen tar ansvar för att alla deras anställda, konsulter, representanter osv. ska följa sekretessavtalet.

Varför delar parterna känslig information. Berätta kort om bakgrunden till varför företagen ska samarbeta, vilka roller företagen har och vad som företagen ska uppnå tillsammans.

Vad som menas ”konfidentiell information” är affärsinformation som inte är allmänt känd. I avtalen brukar man ge detta begrepp en omfattande definition där olika exempel på saker som anses som konfidentiell listas. Det är i båda parternas intresse att denna definition omfattar information som för varje part är känslig, oavsett på vilket medium som informationen är lagrat på. Det är också viktigt att exemplifiera att alla därtill hörande immateriella rättigheter omfattas av ”konfidentiell information”.

Hur konfidentiell information ska behandlas. Enligt svensk lag gäller ett sekretessåtagande för all information som delas där det är tydligt, eller underförstått, att du fick denna information under förutsättning att du behandlar den med sekretess. Rent praktiskt är det bäst att i avtalet bestämma ett antal regler hur ni i ert samarbete ska dela och hantera känslig information. Det finns ett antal varianter som passar för olika branscher och typer av projekt, t.ex. att känslig information märks med ordet/stämpel ”konfidentiell”, lagras på sätt som åtkomst till dokumenten loggas, och/eller att informationen endast får delas i en viss begränsad krets.

När, alltså under vilken tid den konfidentiella informationen ska hållas hemlig. Under samarbetet, avtalets längd och vilken tid efteråt kan vara lämpligt? Generellt anses en period av avtalets längd (som speglar längden på samarbetet/anställningen) och upp till två år vara en lämplig tidsperiod för att kräva fortsatt sekretess. I vissa fall kan det vara lämpligt med en ännu längre tidsperiod, upp till fem år, t.ex. inom högteknologisk forskning och utveckling där kunskapen som delas har en mycket lång livslängd. Tänk på att känslig information kan även innehålla företagshemligheter som skyddas enligt en särskild lag, och här kan skyddet vara längre.

Sekretessavtal – Om det inte skulle bli som man hade tänkt sig

 En fälla att vara observant på i samarbeten. För att motverka att sekretessavtalet används av den andra parten för att komma åt känslig information om produktutveckling och innovation, är det viktigt att tydligt avgränsa sekretessåtagandet till det aktuella projektet. Ett bra sätt är att koppla definitionen av konfidentiell information till ett definierat ”projekt”.

 Tvistelösning. Ett sekretessavtal bör även innehålla bestämmelse om hur parterna ska hantera om de blir oense. Allmän domstol (dvs. vanlig domstol) eller förenklat skiljeförfarande med bestämmelse att avtalsinnehållet i sekretessavtalet och tvisteprocessen ska vara hemlig är olika alternativ. Prata med en erfaren jurist om vad som kan vara lämpligt för ditt företag och din förhandlingsposition.

Avtalsvite. Det är ofta svårt, om inte omöjligt, att veta vilka konkret skada som orsakats av ett ena parten avslöjande konfidentiell information i strid med sekretessavtalet. En vitesklausul som säger exakt vilket belopp som den felande parten ska betala till den andra parten ger trygghet vad ett åsidosättande av sekretessavtalet innebär och verkar avhållande.

Tänk på att ett sekretessavtal är en bra början att reglera ett samarbete, men ju mer ett samarbete utvecklas kommer sekretessavtalet inte räcka till. Ni kan i så fall behöva ta fram ett formellt licensieringsupplägg, samarbetesavtal, tjänsteavtal m.m.

Vad har du för frågor? Jag är nyfiken på vad du tänker på så dela gärna med dig och lämna en kommentar så svarar jag på den så snart jag kan.

Tack att du tar dig tid att läsa detta, du får gärna dela inlägget om du tyckte att det var till hjälp.

För att veta mer om Sharp Cookie Advisors, eller om du behöver hjälp att ta fram dina avtal klicka här.