När ditt företag förhandlar software as a service avtal, nöj dig inte med leverantörens standardavtal. Ofta saknas ett antal affärskritiska punkter helt. I samband med att ni investerar i nya IT-lösningar, investera även i er projektledning och kvalitetssäkring av den lösning ni får/erbjuder. Ta del av våra erfarenheter i detta inlägg.

Software as a Service avtal – vem får access?

SaaS kunder bör överväga vilka som behöver access och använda SaaS lösningen. Software as a Service avtal begränsar ofta vilka som får använda lösningen. Tänk även på vilka kategorier av rättigheter som olika användare hos er behöver – anställda, administratörer, externa konsulter, anställda hos ert företags dotterbolag? Har ni någon VIP kund som behöver access?

Glöm inte era teknikpartners och outsouringleverantörer

Allt fler företag är beroende av ett antal externa leverantörer för sina interna IT-lösningar. Många gånger behöver dessa företag ha tillgång till sin kunds tekniklösningar (inklusive SaaS lösningar), inte för att nödvändigtvis använda lösningen, utan för att ge support. Det kan röra felsökning och åtgärdsplanering vad gäller kundens IT-miljö.

Vi er kommande förhandling av ert Software as a Service avtal bör ni ha i minnet att avtalet tillåter att för er nödvändiga teknikpartners även får access till er SaaS lösning.

Implementeringsplan / Transformation and Transition

Om det är första gången SaaS lösningen sätts i drift hos en kund, ska kunden försäkra sig om att avtalet anger det aktuella schemat för implementering, inklusive de milstenar som måste uppfyllas och hårda datum (inte best effort, eller “inom skälig tid”) angivna som exakta datum. Det kanske ger sig självt men om inte milstenarna är bundna till hårda datum så kan en leverans vara kraftigt försenad i praktiken, men inte enligt de specifika garantierna enligt avtalet.

“Milestone payment” – betalning vid uppnådda mål

Implementering eller proof of concept av mer komplexa SaaS lösningar kräver tid och access till kundens miljö tidigt. Vid en uppstartsfas, eller lång insäljningsfas, kanske med ett antal pilotprojekt är det likviditetspositivt att avtala om tidiga delbetalningar så fort tidiga delmål uppnås. Större förskotts eller up-front betalningar som ofta skjuts på framtiden av kunden är ofördelaktiga för båda parter. Kunden riskerar få en mindre engagerad leverantör som avvaktar betalning för optimal prestation. Leverantören tar på sig större risk att inte få betalt för den införsäljning och kanske prototyping som kunden får i tidiga skeden.

Om målet uppnås bör avtalet tydligt ange de acceptanskriterier som (del)leveransen ska utvärderas mot. På så vis blir leverantören skyddad mot kundens godtyckliga bedömning om målet är uppnått. Avtalet bör även ha som krav att kunden skriftligt godkänner att acceptanskriteriet är uppnått, istället för att leverantören underrättar kunden om att målet har uppnåtts.

Tid för planerat underhåll (maintenance windows)

SaaS lösningar hostas på servrar och/eller utrustning som är utanför kundens kontroll (om kunden har tillgång att SAAS lösningen via Internet, ett privat nätverk, eller på annat sätt). När en kund ger upp kontrollen över hostingen för SaaS-lösningen, måste kunden tydligt förstå:

• när den normala tiden för planerat underhåll kommer att ske för SaaS-lösningen;
• i vilken utsträckning SaaS lösningen kan eller kan inte nås under det planerade underhållet;
• vilka möjligheter har SaaS leverantören att tillfälligt stänga av access till SaaS lösningen utanför det planerade underhållet?; samt
• Kommer leverantören anmäla (eller försök att meddela) kunden, innan du stänger av SaaS-lösning?

Dessa punkter som vi tar upp ovan är översiktliga exempel på de vanligaste frågor vi lyfter när vi bistår våra kunder att granska Software as a Service avtal. I samband med att ni investerar i nya IT-lösningar, investera även i er projektledning och kvalitetssäkring av den lösning ni får/erbjuder genom att kvalitetssäkra med en erfaren techjurist.

Juridiskvägledning.se är en blogg med serie av inlägg om IT-juridik, internetjuridik och startupjuridik som tillhandahålls av affärsjuridiska byrån Sharp Cookie Advisors, vars juridiska tech team rådger ledande techföretag.

För att veta mer om Sharp Cookie Advisors, eller om du behöver hjälp att tillvarata din rätt som leverantör eller kund av SaaS-lösningar, klicka här.