Avtalen varje startup behöver

Att föra protokoll från styrelsemöten och bolagsstämman är något alla företagare ska göra och är det nionde och sista centrala avtalet till er avtalssamling.

Dock är det en överraskning för många företag hur bristande information av dess väsentliga styrelsebeslut får en negativ påverkan på värderingen av företaget. Läs mina tips på varför och hur detta kan undvikas.

Protokoll från styrelsemöten

Till sist, aktiebolag är även skyldiga att föra protokoll över styrelsemöten (styrelseprotokoll) och möten med bolagsstämman (bolagsstämmoprotokoll). Du bör som regel alltid skriva protokoll över de viktigaste mötena och anteckna vad som sades, beslutades och som ni kom överens om.

Protokollen används för att dokumentera hur företaget sköts och har enligt svensk rätt enbart s.k. bevisverkan. Detta innebär att det är alltid vad som faktiskt har beslutats som gäller men att man kan ta hjälp av protokollen att förstå vad som hänt om det är oklart.

Checklista vad protokoll ska innehålla

Protokoll ska innehålla:

• Typ av möte
• Tid och plats
• Närvarande
• Beslut

Styrelsebeslut kan även fattas utan att ett möte hålls då protokollet skickas runt till styrelsen och alla undertecknar, det är vad som menas med uttrycket ”per capsulam”.

Undvik negativ värdering av ert startup

Det kan vara svårt att få tiden att räcka till att skriva protokoll över styrelsemöten den första tiden i företaget. Avsaknad av dokumentation över styrelsen beslut kan få negativ betydelse för värderingen av ert företag vid finansiering eller exit. I vissa fall kan investerare kräva att styrelsen lämnar garantier över vad som hänt.

Best practice bland företag är att inför en investering eller exit upprätta en sammanfattning av de väsentliga beslut som styrelsen har tagit under den period som protokoll saknas. Sammanfattningen tas sedan upp på nästa styrelsemöte där ni beslutar att detta är rättvisande bild av hur företaget har skötts.

Mer detaljerad genomgång

Jag har i ett tidigare inlägg mer i detalj gått igenom vad som gäller för styrelseprotokoll och hur ni kan arbeta enligt best practice, se här.

Detta är ett inlägg i en serie av nio delar och en fördjupning i detta ämne kommer så småningom här på bloggen. Du hittar en sammanställning till samtliga startupavtal här.

För att veta mer om Sharp Cookie Advisors, eller om du behöver hjälp med att utveckla ert startup eller ta fram avtal, klicka här.